Conseils culturels pour faire des affaires au Japon

Pour aider les voyageurs d’affaires à éviter les problèmes culturels lors de leurs voyages au Japon, j’ai interviewé l’expert culturel Gayle Cotton. Mme Cotton est l'auteur du livre à succès, Dites n'importe quoi à n'importe qui, n'importe où: Cinq clés pour une communication interculturelle réussie. Mme Cotton est également une conférencière distinguée et une autorité reconnue internationalement en matière de communication interculturelle. Elle est présidente de Circles Of Excellence Inc. Mme Cotton a été présentée à de nombreuses émissions de télévision. Mme Cotton était heureuse de partager des conseils avec les lecteurs de About.com pour aider les voyageurs d'affaires à éviter les problèmes culturels potentiels lors de leurs voyages.

Quels conseils donneriez-vous aux voyageurs d'affaires à destination du Japon?

• Dans la culture des affaires japonaise, la ponctualité est absolument nécessaire car les Japonais estiment qu’il est impoli d’être en retard.
• Les cartes de visite («meishi») jouent un rôle important dans la conduite des affaires au Japon et sont essentielles pour établir les informations d'identification. Il est préférable d’avoir un côté de votre carte imprimé en anglais et l’inverse en japonais.
• Il est de tradition de présenter votre carte avec le côté japonais tourné vers le haut, tenue des deux mains entre le pouce et les index. Cela peut être accompagné d'un léger arc, qui est généralement inférieur en fonction de l'âge et de la hiérarchie de la personne qui reçoit la carte. Cependant, ne soyez pas surpris si votre homologue japonais vous accueille avec un échange de cartes de visite occidentalisé!

• Les Japonais serrent généralement la main des Occidentaux afin de les mettre à l’aise. À son tour, il est utile que les Occidentaux s'inclinent légèrement pour montrer qu'ils prennent également l'initiative d'apprendre quelques coutumes japonaises. Ce simple geste peut grandement aider un homme d’affaires à établir des relations avec un client japonais potentiel.
• Lorsque vous recevez une carte de visite, examinez-la attentivement et faites une remarque intéressante à propos du titre ou de la profession de la personne. Ensuite, placez-le sur une table à proximité lors d'une réunion ou dans votre étui de carte s'il ne se réunit pas à ce moment-là. Le fourrer dans une poche est considéré comme irrespectueux. Écrire sur une carte de visite est également inapproprié.

• L'arc est une partie importante du protocole commercial japonais. Les archets sont utilisés pour exprimer votre appréciation, faire des excuses et demandes, ainsi que pour les salutations et les adieux. Les archets expriment à la fois respect et humilité.
• La profondeur de l'arc dépend du rang et du statut du destinataire. Lorsque vous vous inclinez devant une personne de statut supérieur au vôtre, inclinez-vous un peu plus bas que cette personne pour faire preuve de déférence. Faites la même chose si vous n'êtes pas sûr du statut de la personne à laquelle vous faites face. Avec une personne de votre statut équivalent, inclinez-vous à la même hauteur.

• On peut vous poser des questions personnelles sur votre salaire, votre éducation et votre vie de famille. Si vous ne voulez pas répondre, restez poli et posez la question avec élégance.
• Soyez prudent lorsque vous posez certaines questions aux Japonais. Si la réponse est "peut-être", "éventuellement" ou "je l’envisage", la réponse est très probablement "non". Les Japonais préfèrent éviter de dire «non» directement.
• Les significations peuvent être lues dans les moindres gestes. Par conséquent, évitez d'afficher des expressions faciales inhabituelles et des mouvements de manière lointaine et spectaculaire.

• L'Américain "O.K" signe (pouce et index en forme de "O") signifie en réalité "argent" au Japon.
• Au lieu de pointer du doigt, ce qui est considéré comme impoli, utilisez toute votre main ouverte pour pointer du doigt.
• Se moucher en public est considéré comme impoli. Si nécessaire, utilisez un mouchoir jetable puis jetez-le immédiatement. Les Japonais trouvent l'idée de garder un mouchoir ou un mouchoir usagé dans une poche dégoûtante.
• Le rire peut indiquer un embarras ou une détresse, plutôt qu'un amusement. Le sourire peut également être utilisé pour la maîtrise de soi, en particulier pour masquer le mécontentement.

• Il est considéré comme poli de dire périodiquement «Je suis désolé». Par exemple, les Japonais s’excuseront de ne pas avoir été assez ponctuels, d’avoir un rhume, de vous conduire dans un restaurant décevant, etc. Les visiteurs sont encouragés à intégrer des excuses semblables dans leur conversation.
• "Sauver la face" est un concept très important à comprendre. Lorsqu'une personne perd son sang-froid ou provoque une gêne, même involontaire («perdre la face»), cela peut être désastreux pour les relations commerciales.

Que faut-il savoir sur le processus de prise de décision?

• Le processus de prise de décision prend généralement plus de temps que dans de nombreux autres pays, car les Japonais doivent apprendre à vous connaître et vous faire confiance avant de s’associer à vous.
• Maintenir des relations "correctes" entre les personnes et maintenir l'harmonie au sein des groupes et des équipes est considéré comme très important.
• Soyez particulièrement respectueux envers vos homologues japonais les plus âgés - l'âge est égal dans la culture d'entreprise japonaise. Lorsque vous commencez à parler, il est poli d'adresser vos premières remarques au membre le plus âgé, puis aux personnes appropriées.

Des conseils pour les femmes?

• Les femmes d'affaires non japonaises sont traitées très poliment dans les affaires. Il est entendu que les femmes occidentales occupent des postes de haut niveau dans le monde des affaires. Cependant, les femmes doivent encore établir leur crédibilité et leur position d'autorité.
• Les femmes d'affaires peuvent inviter un homme d'affaires japonais à déjeuner ou à dîner. permet toutefois à votre collègue japonais de choisir le restaurant.

Des conseils sur les gestes?

• Si vous avez besoin de pointer, utilisez l'index. Il est cependant souvent considéré impoli de pointer du doigt d'autres personnes.

Quelles sont les bonnes suggestions de sujets de conversation?

• Se renseigner sur la famille d’une personne (un bon sujet de conversation)
• Louant l'hospitalité que vous recevez
• Histoire japonaise et réalisations artistiques
• Commentaires positifs sur l'économie japonaise
• Sports, comme le golf et le saut à ski

Quels sont les sujets de conversation à éviter?

• La Seconde Guerre mondiale
• Blagues - à moins qu'elles soient très faciles à comprendre, auto-dévalorisantes et faites dans un contexte social plutôt que professionnel
• Critiquer sous quelque forme que ce soit qui pourrait causer une «perte de visage»
• Le ridicule des rituels sociaux et commerciaux autochtones et du protocole
• Commentaires négatifs sur les équipes sportives locales